UWAGA!!!
W związku, ze zbliżającym się końcem roku – organizacje pozarządowe, które otrzymały dotację na realizację zadania publicznego muszą rozliczyć się z realizacji projektu !!!
Środki finansowe na realizację zadania publicznego otrzymane z jednostki samorządu terytorialnego (tj.: gmina, powiat, województwo) winny być wykorzystane do dnia wskazanego w umowie jako termin zakończenia zadania, nie później jednak, niż do 31 grudnia roku, w którym zadanie jest realizowane (patrz § 2 ust. 1 wzoru umowy).
W przypadku kiedy podczas realizacji zadania, wartość procentowa wkładu własnego – określona przez oferenta i zapisana w umowie – ulegnie zmniejszeniu, to organizacja jest zobowiązana dokonać zwrotu kwoty dotacji stanowiącej powstałą różnicę procentową. Wysokość środków własnych może ulec zwiększeniu.
Na co powinny zwrócić uwagę organizacje pozarządowe , aby nie mieć kłopotów przy rozliczaniu dotacji
Ważną częścią dokumentacji realizacji projektu (tj. zadania publicznego, (do)finansowanego z pieniędzy publicznych), jest dokumentacja finansowa i merytoryczna.
Przeczytaj zapisy w umowie
W umowie opisane są najważniejsze kwestie, także te związane z finansami. Podaje się w niej datę początkową i końcową okresu, w którym organizacja pozarządowa może wydawać pieniądze z dotacji (uściśla się to w harmonogramie). W załącznikach do umowy opisane są (w kosztorysie) rodzaje wydatków, które organizacja może ponieść. Podaje się też oczywiście kwoty poszczególnych wydatków, które nie mogą być wyższe (w większości umów dopuszcza się przesunięcia o 10% niektórych pozycji kosztorysu, należy to jednak koniecznie sprawdzić w konkretnej umowie). Ważną sprawą jest również uzasadnienie wydatków , np. wydanie całej kwoty na materiały szkoleniowe ostatniego dnia rocznego cyklu szkoleń budzić może wątpliwości, pomimo że wydatek „mieści się” w okresie wskazanym w umowie.
Pamiętaj, wszystkie wydatki muszą być udokumentowane
Pieniądze, które organizacje dostają na realizacja projektów (zadań publicznych), wpływają na ich konta bankowe. Stowarzyszenia i fundacje mogą ponosić wydatki, robiąc przelewy lub płacąc gotówką. Jednak by organizacja mogła za coś zapłacić, musi mieć do tego podstawę. Oznacza to, że nie można pieniędzy po prostu wyjąć z kieszeni i za nie coś kupić, nawet jeśli jest to bardzo potrzebne do projektu.
Taką podstawą jest tzw. dowód księgowy (nazywany także potocznie dokumentem finansowym). Do dowodów księgowych zalicza się:
- faktury VAT
- rachunki
- rachunki do umów o dzieło i umów zleceń
- listy płac
- rozliczenia podróży służbowej (wraz z delegacją).
Wszystkie wymienione wyżej dokumenty są prawidłowe, jeśli zawierają informację jaki typ dowodu to jest (np. faktura VAT), pełne dane nabywcy i odbiorcy czyli stron operacji (dane te to: nazwa, adres, NIP), treść – czyli czego dotyczy dany dokument (np. materiały plastyczne), daty: zakupu i sporządzenia dokumentu, kwotę wyrażoną cyfrą i słownie oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wystawienie dokumentu.
Należy koniecznie pamiętać, że daty płatności i wystawienia dokumentów finansowych muszą mieścić się w datach określonych w umowie. Dotyczy to również płatności do ZUS lub odprowadzania podatków do urzędów skarbowych – w przypadku umów z pojedynczymi osobami (o pracę, dzieło, zleceń). Jeśli stowarzyszeniu czy fundacji umowa kończy się przed ustawowym terminem tych opłat (w przypadku ZUS jest to 15 każdego miesiąca, w przypadku US jest to 20 – należy opłaty wnieść wcześniej – przed zakończeniem projektu i umowy).
Uwaga! Dokumentowane muszą być wszystkie wydatki – zarówno te ponoszone z pieniędzy z dotacji, jak i te po stronie wkładu własnego. Po zakończeniu projektu, podczas rozliczania wszystkie rachunki i faktury będą musiały być wykazane w obowiązkowym zestawieniu faktur. Pracownicy jst, którzy rozliczają dotację mają także prawo zobaczyć dokumenty finansowe w oryginale . Zazwyczaj urzędnicy wymagają jeszcze potwierdzenia przepływu finansowego, tj. potwierdzenia przelewu, wyciągu bankowego lub raportu kasowego.
Dokumenty finansowe muszą być odpowiednio opisane
Podstawowe informacje, jakie musi zawierać opis dokumentu, opisane są w ustawie o rachunkowości (art. 21 ust. 1).
Najczęściej wymagane elementy opisu dokumentów finansowych :
- nazwa kategorii wydatku (zgodnie z kosztorysem przedstawionym w kosztorysie, stanowiącym załącznik do umowy);
- informacja o tym, że kwota w określonej wysokości (podaje się konkretną sumę w zł) została sfinansowana ze środków np. Gminy XY, zgodnie z umową – podaje się numer umowy lub ze stanowi wkład własny, zgodnie z umową (numer umowy); niekiedy wymaga się podania także nazwy projektu (zadania publicznego)
- stwierdzenie, że dokument został pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym wraz z ręcznym podpisem upoważnionych osób, które odpowiadają w organizacji za zatwierdzanie dokumentów, np. członków zarządu, księgowego, koordynatora
- stwierdzenie, że dokument finansowy został zaakceptowany do zapłaty („akceptuję do zapłaty”) oraz podpis osoby za to odpowiadającej
- pieczątka organizacji
- w przypadku rachunków do umów o dzieło i umów zleceń wymaga się ponadto adnotacji: Podatek i/lub składki zostały odprowadzone do właściwych urzędów w ustawowym terminie, niewykraczającym poza końcowy termin realizacji zadania określony w umowie.
Uwaga ! Ważne jest to, że według ustawy dokumenty finansowe powinny być :
- rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują
- kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy od rachunkowości
- wolne od błędów rachunkowych.
W ustawie podkreśla się, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Ewentualne błędy powinny być poprawione (np. w rachunkach – wystawieniem poprawionego rachunku – korekty), w opisach – przekreśleniem „z utrzymaniem czytelności skreślenia”. Nie można poprawiać pojedynczych cyfr lub liter. Podpisy powinny pozwolić zidentyfikować osobę, która się podpisała (można też uczytelnić podpis imienną pieczęcią).
Dokumenty finansowe muszą być zaksięgowane
Obowiązek prowadzenia księgowości wynika z ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia.( Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm. oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej, Dz. U. Nr 137, poz. 1539.)
Księgowość ta powinna być prowadzona w okresie sprawozdawczym, tj. na bieżąco. Dlatego na dokumentach finansowych powinny znaleźć się także adnotacje księgowe (dekretacje).
Zawierają one :
- numer dokumentu z ksiąg rachunkowych,
- numer kont z planu kont,
- niekiedy także datę zatwierdzenia lub zaksięgowania dokumentu.
Ponadto dokumenty finansowe musza być zaksięgowane w taki sposób, by możliwa była „identyfikacja poszczególnych operacji księgowych”. Nie oznacza to obowiązku prowadzenia osobnego konta do obsługi projektu, lecz księgowego wyodrębnienia w dokumentacji i ewidencji.
Dokumenty finansowe muszą być archiwizowane
Wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum 5 lat (wynika to m.in. z zapisu w umowie dotacyjnej).
W zgodzie z harmonogramem
Organizacje, którym zostaje przyznana dotacja, muszą przed podpisaniem umowy dostarczyć do urzędu zaktualizowany harmonogram działań i kosztorys. To właśnie ten harmonogram będzie podstawą do przygotowania sprawozdania z wykonania zadania publicznego – w sprawozdaniu należy wprost, odnosząc się do harmonogramu, podać terminy – kiedy odbyły się poszczególne etapy projektu. Dlatego też kluczowe jest, by realizować poszczególne działania w zaplanowanym terminie. Jeśli zaś będą jakieś zmiany, należy je niezwłocznie zgłaszać do urzędu, a niekiedy nawet aneksować umowę dotacyjną (jeśli zobowiązują do tego zapisy w tej umowie). W umowie dotacyjnej trzeba też sprawdzić, czy urząd nie zastrzegł sobie, że zmiany powinny być zgłaszane z wyprzedzeniem.
Jak wykazać, że działania odbyły się zgodnie z planem?
Podstawowym źródłem weryfikacji tego, kiedy odbywały się działania projektu jest informacja na stronie internetowej organizacji. Urzędnicy naprawdę je czytają! Organizacje niemające swojej własnej strony mogą udokumentować działania plakatami, ulotkami lub innymi materiałami promocyjnymi zawierającymi datę wydarzeń. Większe imprezy są odnotowywane w mediach – warto zbierać wycinki prasowe, zrzuty ekranów z informacjami opublikowanymi w serwisach internetowych.
W przypadku działań zamkniętych, adresowanych do określonych odbiorców, dokumentacja może być bardzo różna i zależy od charakteru projektu. Przykładowo: w działalności edukacyjnej, szkoleniowej czy sportowej zazwyczaj używa się list obecności (koniecznie z datą i tematem spotkania). W działalności terapeutycznej, prowadzeniu ośrodków wsparcia zazwyczaj stosuje się różnego rodzaju dzienniki i inne formy notatek sporządzanych przez kadrę odpowiedzialną za prowadzenie poszczególnych zajęć. Dokumentacja taka musi być przechowywana w siedzibie organizacji, może być udostępniana w trakcie kontroli, ale nie jest wymagana jako załącznik składany do sprawozdania.
Odbiorcy projektu
Dokumentując działania, wykazuje się również liczbę odbiorców (uczestników) projektu. Jeśli działania są adresowane do określonej grupy odbiorców lub jeśli polegają na pracy określonej grupy, bardzo łatwo jest policzyć osoby, które wzięły w nich udział. Nie wolno jednak zapominać o listach obecności.
Sprawa komplikuje się w przypadku projektów, gdzie nie prowadzi się zapisów i list uczestników ani nie sprzedaje się biletów (których liczbę łatwo policzyć). Realizatorzy projektów różnie sobie z tym radzą:
- bezpłatne wejściówki na spektakle, wystawy itp. – stowarzyszenia, fundacje każdemu wchodzącemu dają wejściówkę. Wejściówki są ponumerowane – dzięki czemu łatwo można sprawdzić, ile osób przewinęło się przez dane wydarzenie;
- programy, gadżety itp. dla wszystkich uczestników – produkuje się określoną ich liczbę – na podstawie tego, ile ich rozdano, można oszacować liczbę osób;
- szacowanie na podstawie liczby miejsc – ten sposób zazwyczaj używany jest przez organizacje prowadzące działania w zamkniętej przestrzeni (tam, gdzie można policzyć, ile miejsc jest i ile było zajętych);
Zakładane rezultaty
Starając się o dotacje i wypełniając formularz oferty zadania publicznego , projektodawcy wypełniają pole „zakładane rezultaty projektu”. Powinni odnieść się do tego, czy rezultaty będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania (projektu) odpowie na potrzeby, które organizacja opisywała w ofercie.
Dokumentacja zdarzeń i weryfikacja liczby odbiorców, łączą się z rezultatami twardymi (można je policzyć).
Trudniejsze do udokumentowania są rezultaty miękkie, czyli zmiany, które zaszły wskutek realizacji projektu w ludziach, otoczeniu. Jeśli organizacja wpisała do wniosku osiągnięcie tego typu zmian, powinna także zaplanować, w jaki sposób będzie je mierzyć, a podczas realizacji projektu przeprowadzać te pomiary i je dokumentować. Najpopularniejszą formą mierzenia są tego typu zmian są ankiety (np. ankiety uczestników szkoleń) lub zewnętrzne ewaluacje. Do sprawozdania z realizacji projektu wpisywane są wyniki ankiety i raporty ewaluacyjne, które stanowią dokumentację projektu.
Organizacje powinny przechowywać powstałe w ramach projektu przedmioty czy materiały – np. publikacje, materiały promocyjne (po jednej ulotce czy plakacie) itp. – na które otrzymały dofinansowanie. Wiele organizacji do celów archiwalnych prowadzi dokumentację zdjęciową czy filmową, która bywa bardzo przydatne jeśli np. chcemy pokazać, że wydarzenie w którym trudno policzyć uczestników.
Informowanie i promowanie
Zobowiązanie do informowania i promowania powstaje w momencie podpisania umowy o dotację. Zgodnie z jej zapisami organizacja pozarządowa deklaruje, że wszystkie materiały stworzone na potrzeby projektu – zarówno promocyjne (jak np. ulotki, plakaty czy komunikaty prasowe), jak i merytoryczne (np. publikacje czy prezentacje, listy obecności) muszą zawierać:
- odpowiednie logotypy
- informację o tym, że projekt jest współfinansowany lub finansowany ze środków publicznych np. Gminy XY
Starannie sporządzone sprawozdanie wraz dokumentacją ,świadczy o sukcesie projektu i o tym, że pieniądze publiczne zostały dobrze wydane przez organizację. Dlatego warto włożyć wysiłek w jej zrobienie nie tylko z obawy przed kontrolą, lecz dlatego, by było dobrą wizytówką organizacji.